Пошаговое руководство по прошивке
Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.
При прошивке документов соблюдается такая последовательность:
- Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
- Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
- Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
- Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.
Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.
- Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
- Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
- Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:
В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___( _______) листов
Подпись _________________(должность, фамилия и инициалы)
Теперь нужно пронумеровать документы. Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.
Нумерация строго регламентирована:
- нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
- опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;
- письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;
- материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
- листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;
- документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером. Делается это так: с обратной стороны основного листа, от руки пишется опись вложенных документов, нумеруется только основной документ, о количестве прикрепленных материалов обозначается в примечании к описи, либо в заверительном листе помечается: «на листе № вложено столько-то листов согласно описи на обороте»;
- на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны;
- цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию;
- в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.
- когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать.
Ко всем прошитым комплектам документов прилагается лист-опись, в которой указываются:
- название организации;
- наименование документа;
- дата составления;
- оглавление (аннотация цели подготовки) содержащее короткое перечисление вложенных материалов4
- количество листов;
- сроки хранения;
и указывается (обязательно!) составитель (его должность, фамилия), и его подпись.
- Согласно правилам на описи не ставится номер.
- Дело, подготовленное для сдачи в архив, снабжается обложкой 229×324 см (обязательно), при вложении нестандартных материалов, обложка соответствует реальным параметрам.
Как прошить папку с 4 дырками: схема
- Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье. Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.
- Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны. Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.
Как прошить папку с 4 дырками: схема
На что стоит обратить внимание:
- прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
- отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
- граница от края листа составляет 1,5-2 см
- первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа
Делаем отверстия
Подшивка по форме
Любое предприятие на протяжении года формирует определенный объем документов, часть из которых после истечения сроков хранения, должна перейти в архив. Сюда можно отнести документы, которые уже исполнены, а также документы, связанные с персоналом предприятия. Согласно сложившейся практике, дела передаются в архив, через год после того, как они завершены в делопроизводстве.
Обязанность по передаче документов возложена на сотрудников службы, ответственной за документооборот, либо доверяется секретарю, бухгалтеру и другому ответственному лицу, и закрепляется соответствующим приказом.
Кроме того, здесь также задействуются секретари обособленных подразделений. Естественно, передача дел происходит исключительно после их окончательного оформления.
Эта процедура включает в себя несколько этапов:
- Дела проходят проверку на правильность распределение документов по группам;
- Совершается подшивка;
- Проверяется нумерация страниц;
- Оформляется сопроводительная надпись;
- Совершается внутренняя опись;
- Производится коррекция реквизитов на переплете. Имеется в виду, возможное изменение наименования предприятия, регистрационного индекса, а также коррекция сроков передачи и заголовков;
- Осуществляется опись оформляемого дела.
Допускает частичное оформление дел, у которых срок хранения не превышает 10 лет.
Кроме того, разрешено:
- Не делать систематизацию документов;
- Не совершать нумерацию страниц;
- Исключить оформление заверительной надписи;
- Исключить прошивку дел.
Как сшивать документы?
Прошивать документы должны только уполномоченные сотрудники с использованием специальных ниток (банковского шпагата, ниток ЛШ-210) и игл. Для того чтобы сшить документы (это надо сделать так, чтобы можно было при необходимости прочитать дело), на левом поле (примерно в 1,5 сантиметрах от текста) шилом делается три отверстия одно над другим: центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра. Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров.
Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки. После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1. Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2. Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте. Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видны.
Какими нитками сшивать документы?
- Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
- Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
- Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
- Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
Какой нитью сшивать документы
- Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
- 2-3 листа сшиваются обычной нитью. Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.
- Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.
Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками
Как прошивать документацию ниткой
Подготовка принадлежностей:
- иглы с нитью подходящей толщины
- документов, которые необходимо прошить
- шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
- печати организации
- клея канцелярского
Прошиваем документ в 3 этапа:
- Готовим бумаги для прошивки. Для этого необходимо расположить их по группам
- Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
- Сшиваем
- Оформляем сопроводительную надпись.
- Готовим внутреннюю опись.
- Заверяем готовое дело
Готовим документ
Для прошитого пакета документов допускается следующее:
- упустить этап систематизации документов
- распределить документы без нумерации
- возможна подача документов без заверительной надписи
Прошитые документы заверяются
Этап 1:
- Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
- Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой. Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.
- Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.
На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата
- Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
- Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.
Правильно прошитый документ: тыльная сторона
Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.
Как правильно сшивать документы ниткой?
Если вы подготовили все документы и уверены в правильности всех вложений, можно переходить к следующему этапу. Прошивают листы только специальными нитками (их еще называют банковским шпагатом) и иголкой. А как правильно сшивать документы в делопроизводстве? Давайте подробно, шаг за шагом, рассмотрим, как это делается.
Оформить дело нужно таким образом, чтобы в дальнейшем его можно было прочитать. Поэтому с левой стороны, на расстоянии полутора сантиметров от края, прокалываются шилом три дырочки, одна под другой. Среднее отверстие должно располагаться ровно посередине, а два остальных — находиться в трех сантиметрах от него.
Если дело небольшое, то удобнее использовать дырокол. А для увесистых томов лучше взять шило. Очень часто портятся первая и последняя страницы. Поэтому лучше взять и подклеить полосы картона в местах проколов, где будет проходить шпагат. Нить лучше готовить заранее, перед тем как сшивать документы. Очень длинной ее не делайте, т. к. она может запутаться. Сантиметров семьдесят вам должно хватить.
Для того чтобы упростить объяснения, пронумеруем отверстия. Пусть самое верхнее будет под номером 1, центральное – 2, а нижнее – 3. Итак, шить начинаем с обратной стороны дела, протянув иглу через отверстие 2 (сзади папки остается один конец шпагата) на лицевую сторону, далее пропускаем иглу через отверстие 1, снова нить тянем на обратную сторону. Когда свободный конец шпагата и игла очутились сзади папки, то через отверстие три нужно снова двигаться на лицевую сторону, а затем вновь на оборотную через 2 отверстие. Вот как сшивать документы в архив.
Дело, как говорится, сделано. Бумаги прошиты. Теперь нужно завязать шпагат на узел (сзади). Узел должен быть достаточно тугим и плотно прилегать к последней странице, потому что его придется зафиксировать заверительной запиской, посаженной на клей. Кончики шпагата должны свободно свисать из-под наклеенной бумаги.
Документирование приходных кассовых операций
Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма по ОКУД 0310001).
Подробнее о нем см. «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?».
При получении ПКО кассир:
- Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя – только если это бумажный документ.
- Проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, а также наличие подтверждающих документов.
- Принимает деньги, пересчитывает их и сверяет сумму, указанную в ордере, с фактически принятой суммой.
- Подписывает ПКО и на квитанции, выдаваемой вносителю, проставляет печать (штамп). Если ПКО электронный, то кассир отправляет квитанцию по просьбе вносителя денег на его электронную почту.
Если суммы не соответствуют, а вноситель отказывается добавить недостающую сумму, кассир перечеркивает ПКО и передает его главбуху, бухгалтеру или руководителю для переоформления на фактически вносимую сумму наличных денег. В случае оформления приходника в электронном виде кассир проставляет отметку о необходимости переоформления ПКО.
В случае оприходования выручки, полученной с использованием ККТ, приходник может оформляться один раз на общую сумму на основании контрольной ленты или бланков строгой отчетности онлайн-ККТ.
Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией
Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.
Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.
Организация документооборота в создаваемой компании
Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.
Как правильно нумеровать страницы документа
Прежде чем говорить о нумерации страниц, давайте разберемся, какие документы необходимо нумеровать для сшивания.
Ознакомлению предоставлен не полный список документов, которые подлежат нумерованию. Начиная с 2013 года нет четко оговоренных правил по нумерованию документации для не государственных предприятий и частных предпринимателей/ИП. Поэтому, нумероваться и подшиваться может значительно больше количество документации.
Правила нумерации страниц документов:
- Нумерации подлежит лист, а не страница целиком. Помним, документ имеет две стороны, следовательно, два разных листа.
- На листе положено ставить цифру в возрастающем порядке.
- Нумерование проводят простым карандашом.
- Цифры положено проставлять на верху страницы. Для этого выделяется правый угол.
- Проставленная цифра не должна находить на текст, либо слишком близко приближаться к нему.
Прочие ситуации
Есть ещё одна ситуация, когда нужно сшивать документы — это предоставление в налоговую инспекцию бумажных копий бумажных документов. Этот вариант разбирается в письме Минфина от 29 октября 2021 г. № 3-02-РЗ/62336.
В нём дается определение копии — это экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Копия, естественно, должна быть заверенной, в письме заверенной копией называется копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Собственно, всё логично и просто.
Далее в письме указываются непосредственно требования к сшиву бумажных документов (копий) — нельзя сшивать более 150 листов, проставляется сплошная нумерация листов, начиная с единицы (арабскими цифрами).
При этом «все листы в сшиве прошиваются на 2 – 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40 – 60 мм на 40 — 50 мм).
Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2 – 2,5 см. На бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов.
Заверительная надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания. Заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии).
Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения».
Если заметили, то в письме появилось упоминание о возможности организации не иметь печати… В Минфине читают свои письма, и это хорошо!
Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец
- Журнал учета прошивается с использованием твердого переплета. Это необходимо для сохранения надлежащего вида документа в течение длительного срока хранения.
- Документы нумеруются.
- Прошивают журнал учета обычной грубой ниткой без соблюдения каких-либо нормативных требований.
Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец
Для прошивки можно использовать такие материалы:
- банковский шпагат
- обычные нитки № 10 (прошивается большим количеством стежков)
- тонкий длинный шнурок
- суровая или прошивная нить
- прошитый документ опломбируется для защиты записей от постороннего вмешательства
Процесс прошивки журнал учета:
- готовим три отверстия дыроколом или шилом (делаем отверстия слева на полях журнала)
- вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
- выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
- вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
- при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
- концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
- клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
- указываем дату прошивки
Как правильно нумеровать документы для архива
На архивирование идет документация юридических и государственных предприятий, ИП, через год. Могут быть отклонения от правил, если делопроизводство не завершилось. По завершению определенного срока, сшитая документация сдается в архивы. Архивы могут быть государственными, региональными, муниципальными.
Если не предусмотрено иное, документация хранится в архиве:
Правила подачи сшитых документов в архив:
При сдаче документации папка должна иметь твердую обложку. Обложка из простого картона не принимается, это должен быть особенный, безкислотный. На ней нужно указать аббревиатуру предприятия, подразделений, обозначить дело, прописать дату начала и завершения, сколько листов, длительность сохранности документации.
Если сшитая документация хранится меньше 25 лет, обложку можно не цеплять. В таком случае достаточно одной описи.
Правила нумерования документов для сдачи в архив:
- Нумерование идет по стандарту, начиная со следующего листа за титульным описанием.
- Если есть дополнительные вложения, их можно провести с тем же числом, добавляя букву.
- Все остальные правила остаются без изменений, согласно ГОСТу.
- После завершения нумерования обязательно проклеить узелок и хвостики нитки.
- На прямоугольном листике нужно указать, сколько листов пронумеровано. Обязательно прописать цифрами и прописью.
- Дополнительно описать какие документы вложены, может есть ветхие или порванные.
- Инициалы сотрудника нумеровавшего документы в подшивке. Обязательно дату и подпись.
- Мокрый оттиск штампа предприятия или ИП.
Важно! Оттиск должен быть размещен таким образом, чтобы он разместился и на прямоугольной наклейке и на листе рядом. Это же касается и подписи лица оформлявшего данную документацию
Как сшивать и заверять документы – мнение минфина
Чаще всего вопросом «как сшивать документы» задаются те, кто получил требование из налоговой, представить заверенные копии первички. Не понятно, как в этом случае оформить пакет. Нужно ли заверять каждый лист по отдельности, или поставить «копия верна» только на последнем листе подшивки.
Минфин «показания» довольно часто меняет, например на этот случай было выпущено письмо Минфина от 07.08.14 г. № 03-02-РЗ/39142. В нем говорится о том, что заверить можно всю прошивку, оставив отметку на последнем листе.
Но при соблюдении следующих условий:
- У документа все подписи и печати должны быть читаемыми.
- Любой лист из пачки можно отксерокопировать, не нарушив целостность прошивки.
- Прошивка должна быть прочной.
- Листы в пачке пронумерованы и их количество указано цифрой и прописью на наклейке.
- Документы должны быть заверены подписью и печатью.
Однако, спустя пару месяцев, ведомство выпустило письмо от 29 октября 2021 г. № 03-02-07/1/54849 с другими разъяснениями: Налоговым кодексом не предусмотрено представление в налоговый орган копий документов в подшивки, заверенной на обороте последнего листа последнего документа.
Собственно, всем известно правило «что не разрешено, то можно», в данном случае Минфин придерживается правила «что не прописано в НК, будут прописано нами».
То есть пока не было прописано, можно было «додумывать», но с выпуском соответствующего письма уже появляется новое правило. Аргументы в Минфине приводят следующие:было принято постановление ФАС Московского округа от 5 ноября 2009 г.
№ КА-А41/11390-09, в котором сказано, что под словами«заверенных проверяемым лицом копий», указанными в пункте 2 статьи 93 НК РФ, следует понимать удостоверение должностным лицом организации копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, придающих им юридическую силу.
То есть каждый лист, который вы представляете в налоговую, должен быть заверен отдельно.
Как сшивать документы для налоговой?
Предполагается, что подшивка не должна быть слишком большой, не более ста пятидесяти листов. Обязательно присутствие нумерации листов только арабскими цифрами (сплошной), начиная с первого. Все листы прошиваются в два или четыре прокола специальной ниткой. Концы этой нити должны быть протянуты на заднюю сторону последней странички и там связаны крепким узлом.
Рекомендации даются не только относительно того, как сшивать документы, но и как оформить бумажную наклейку на оборотной стороне. Она должна закрывать место прошивки и сам узел. Размеры наклейки не превышают сорока — пятидесяти миллиметров. На ней размещается заверительная подпись с указанием числа пронумерованных страниц. Подписывается это все руководителем организации или иным представителем, имеющим такие полномочия. Далее ставится печать предприятия — таким образом, чтобы она захватывала и наклейку, и подпись с Ф.И.О. человека, заверившего документы.
Ведомство однозначно подчеркивает, что при оформлении подшивок следует обеспечить сохранность и целостность самих оригиналов и их копий. Сшитые документы предоставляются в налоговую с сопроводительным письмом. В нем указывается основание подачи подшивок, их количество, число листов в каждой из них.
Мы проанализировали рекомендации Минфина относительно того, как сшивать документы при их подаче в контролирующие органы. Как видим, принципы все те же, но есть небольшие нюансы.