Докладная записка: образец 2021

Как написать внутреннюю докладную?

Внутренние докладные обычно пишут на простых листах бумаги. Перечислим обязательные составляющие и укажем их традиционное расположение:

Кому предназначена докладная (кто должен будет принимать решение) – справа вверху, в дательном падеже.
Информация о лице, составившем документ с непременным указанием отдела (подразделения). Указывается также справа, ниже предыдущей части, в дательном падеже.
Название документа – «Докладная записка» – в центре листа (после названия точка, двоеточие и другие знаки препинания не ставятся). Если тема докладной стандартная (о прогуле, о предложении, о премировании) – можно сразу ее добавить под заглавием.
Регистрационный номер и дата (если этого требует внутреннее делопроизводство).
Возможно упоминание побуждений, вызвавших составление записки.
С абзаца – констатация, то есть изложение сложившейся в каком-либо процессе ситуации с точки зрения респондента (факты, события, обстоятельства, хронология, причинно-следственные связи).
С нового абзаца – аналитика, то есть точное описание проблем, уже существующих или возможных в будущем, как это представляется докладчику (иногда приводятся потенциальные возможности, которые пока не используются, однако могут послужить на благо организации).
С новой строки – рекомендации, то есть пути устранения проблем или предложения по минимизации потерь, если избежать негативного воздействия неких факторов невозможно (либо оптимальный путь по освоению незадействованных ресурсов).
Дата, число, персональные данные докладчика – подпись, должность, инициалы (ФИО).

Пустой бланк документа можно загрузить здесь.

Наиболее популярные формы такой докладной записки рассмотрим ниже.

О нарушении трудовой дисциплины

Такой документ является очень серьезным, ведь на его основании может быть:

вынесено дисциплинарное взыскание (выговор);
понижение сотрудника в должности;
запущена процедура увольнения сотрудника по соответствующей статье Трудового Кодекса РФ;
открыто судебное разбирательство.

В основном тексте должно быть совершенно четко и конкретно указано, в чем провинился работник. Еще лучше, если прямо приводятся статьи Трудового Кодекса РФ и правила внутреннего распорядка, нарушенные сотрудником.

В тексте обычно присутствует упоминание о том, что сотрудник дал объяснения своему поведению в объяснительной записке, с указанием номера, даты и других идентификаторов этого документа. Если же такой объяснительной нет, это тоже указывается.

Образец внутренней докладной записки о том, что работник нарушил трудовую дисциплину, поскольку не был на рабочем месте, можно скачать тут.

О невыполнении должностных обязанностей

Как правило, за невыполнение должностных обязанностей следует наказание работника в виде привлечения к дисциплинарной ответственности. Его формами могут быть:

невыплата премии;
штраф;
выговор;
понижение в занимаемой должности.

Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей предлагается загрузить здесь.

О премировании

Такая форма докладной применяется в случаях, когда сотруднику назначается премия. В основном тексте расписывается, за какую работу назначается премия и в каком размере. Скачать образец такого документа можно тут.

Какие виды существуют?

Существуют несколько разновидностей докладных записок. По содержанию они бывают:

Инициативные. В них выносятся предложения и рекомендации, требующие от руководства принятия определённого решения.
Информационные. Повествуют о ходе работ, его особенностях, деталях исполнения приказов, результатах и т. п.
Отчётные. Из них руководство узнаёт о выполнении распоряжения или его этапа.

В зависимости от того, кто является адресатом, различают докладные:

Внутренние. Возможно их использование только в пределах одной организации либо структурного подразделения, адресуются руководству.
Внешние. Составляются на имя начальника вышестоящей организации.

Если вас интересуют все виды докладных записок, то об этом мы писали в отдельной статье.

Докладные записки

Основное отличие докладных записок – их получатель. Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы. Причем ДЗ может отправляться не только руководителям своей компании, но и управленцам сторонней фирмы. Составляются они для информирования руководства о чем-либо. К примеру, это может быть уведомление о выполнении работ, о решении проблемы. Докладная записка наделяется юридической силой.

Обычно документ носит информационный или отчетный характер. Иногда записка может составляться с целью уведомления о ЧП.

Разновидности

Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:

Инициативные. Содержат какую-либо инициативу. Служат побуждением для принятия какого-либо решения.
Отчетные. Необходимы для уведомления о завершении работы, выполнении распоряжений.
Информирующие. Документ содержит сведения о деталях работы, об их итогах.

Записки также могут быть внешними и внутренними. Первые отправляются в другие компании, вторые необходимы для передачи сведений внутри одной фирмы.

Правила составления

Докладная – это документ, наделяемый юридической силой. А потому к нему предъявляются повышенные требования:

Для оформления записки потребуется фирменный бланк компании.
Записку нужно зарегистрировать, присвоить ему определенный регистрационный номер.
Если у записки внешний получатель, она обычно подписывается руководителем компании.
ДЗ может сопровождаться другими документами. В этом случае нужно включить в записку перечень этих документов.

Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления.

Ошибки при составлении

Докладная записка имеет юридическое значение, поэтому к составлению нужно относиться крайне внимательно. Недочёты приводят к тому, что записка теряет силу.

К основным ошибкам, которые допускают составители докладных записок, относятся:

Отсутствие чёткой структуры. Документ должен содержать все перечисленные выше графы, даже если пишется на обычном листе бумаги.
Излишняя эмоциональность, использование разговорных выражений, отход от делового стиля

Важно соблюдать принятый деловой этикет.
Искажение подачи информации, излишняя детализация либо, наоборот, умалчивание важны фактов. Беспорядочность изложения мыслей.
Попытки навязать руководству решение

Следует помнить, что в записке содержится мнение и личный взгляд, но последнее слово остаётся за адресатом.
Отсутствие даты регистрации.

Как оформить документ данного типа о премировании

Отдел снабжения
Исполнительному директору
ООО «Альфа»
Сорокиной Галине Игоревне

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

№ 42-08/223 08.04.2016 г.

О премировании

Прошу премировать менеджера по продажам Алферова Олега Владимировича денежным вознаграждением в размере 5000 рублей за расширение базы клиентов с 25 до 43 точек и удвоение объема продаж в 1-м квартале 2016 г.

Начальник отдела снабжения
С.П. Михайлов

В Украине и Беларуси данный документ составляется по той же форме, что и в РФ, на государственном языке.

В противном случае сотрудник может опровергнуть лжесвидетельство и привлечь автора к административной ответственности.

В чем разница между докладными и служебными записками можно узнать из видео.

vesbiz.ru

Докладная записка – это документ, оформленный на имя руководителя, главного бухгалтера либо любого другого сотрудника организации.
Докладная записка имеет юридическую силу, так как составляется с целью принятия мер или каких либо действий по изложенной в ней проблеме.

Докладная записка должна быть составлена как орфографически так и юридически грамотно, в ней должна быть подробно изложена сложившееся проблема и желательно наличие действий по ее решению который предлагает сам ее составитель.

Докладная записка, адресованная руководителю организации или отдела, является внутренним документом и может составляться на простом листе формата А4.

Если документ направлен в вышестоящую организацию, то он автоматически становится внешним, и составляется на фирменном бланке.

Порядок отчисления студента

Законодательство РФ не предусматривает наказание в виде отчисления за непосещаемость. Однако каждое учебное заведение имеет внутренний Устав, в котором указано, что прогулы могут быть расценены как неуспеваемость, за что ВУЗ вправе отчислить.

Служебная директору колледжа о неуспеваемости студента на отчисление

1.3 Отчисление за невыполнение учебного плана производится: — если студент пропустил более 50 часов занятий без уважительных причин до подведения результатов рубежного контроля; — если студент по результатам рубежного контроля получил оценку «неудовлетворительно» или «незачтено» более чем по 50% дисциплин, по которым проводилась текущая аттестация.

При нарушении трудового графика и неподаче пояснительной руководитель должен зафиксировать факт прогула соответствующим актом. Вместо акта подтверждением прогула может выступать внутренний журнал посещений или цифровые данные с электронной проходной системы.

После этого упоминается, для чего вы обращаетесь к вышестоящим лицам с запиской, какова ее цель? Например – прошу применить дисциплинарные меры к такому-то или такой-то. После этого – подпись с расшифровкой.
Приведем пример, как должен выглядеть такой документ: Директору ПТУ № 24 г Серпухов Московской Области Сидорову Петру Ивановичу от Сергеевой Елены Сергеевны ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 9 Довожу до вашего сведения невозможность перевода студентки Никифоровой Алены Герасимовны 01.02. 2021 г.р,( группа 101, факультет товароведческий) в связи с непрохождением ею аттестации по 8 предметам из 20.

Рекомендуем прочесть: Налоговые Льготы Чернобыльцам 4 Категории

Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры

Служебная записка о прогуле представляет собой способ внутреннего информирования руководства о нарушении распорядка с пояснениями обстоятельств и выражением суждения о дальнейших мерах в отношении работника.

Тем не менее, в отдельных организациях (и к учебным заведениям это также относится) в локальной документации обычно содержатся образцы докладных записок. Какие сведения в ней должны присутствовать:В документе не только обстоятельно излагается происшествие, но и пишется вывод с приведением вариантов урегулирования ситуации.

Что может послужить причиной подготовки документа

Чего добивается автор докладной записки

На практике при выполнении производственных задач встречаются различные нюансы, которые становятся впоследствии причиной принятия такого решения.

К таковым могут быть отнесены:

Записка пишется в целях, чтобы администрация предприятия могла вынести некое решение по результату произошедшего действия. Достаточно указать два фактора о том, что произошло. То есть, сотрудник, написавший записку, ждет положительного решения вопроса.
Если имеет смысл сообщить руководству о каких-либо действиях а также бездействиях, которые отрицательно сказываются на технологическом процессе. Данные записки можно назвать аналитическими.
Если необходимо представить отчет о том, как выполнена работа и за какое время она была полностью сделана. Сюда же можно лаконично написать об эффективности пройденных исследований, в том числе выполнении распорядительных документов либо указаний от непосредственного руководящего состава. Но такого рода документ может составляться руководителями служб, участков или ИТР.

Рядовые работники тоже обладают правом написания докладных записок.

Отличительные особенности докладной записки от служебной и объяснительной

Внутренний обмен деловой информацией предполагает помимо докладных, возможность подачи:

служебных записок;
обязательных при определенных обстоятельствах письменных объяснений.

Служебную записку по существу можно определить как одну из разновидностей докладной.

Применяется такого рода документ для внутреннего пользования, обмена информацией между сотрудниками, не подчиняющимися друг другу.

Подают служебные записки для получения необходимой информации, либо сообщая сведения, касающиеся производства другому отделу. Например, подготовив служебную записку, главный бухгалтер предприятия информирует структурные подразделения о смене банковских реквизитов.

Согласно трудовому законодательству, для принятия руководителем решения о выборе меры привлечения к дисциплинарной или в предусмотренных законом ситуациях, материальной ответственности, должны быть соблюдены процессуальные требования.

С виновного подчиненного берут письменные объяснения, помогающие разобраться в причинах совершенного проступка, принять объективное решение. При отказе писать объяснительную, составляется соответствующий акт.

Например, при обжаловании увольнения в надзорные органы или суд, руководителю придется не только восстановить с нарушением уволенного сотрудника в прежней должности, но и выплатить компенсацию среднего заработка за время вынужденного прогула.

Цель объяснительной – дать пояснения нарушения дисциплины, невыполнение своевременно задания, и тому подобное.

Любая докладная может начинаться с фразы «довожу до вашего сведения», образец объяснительной имеет произвольную форму:

Должность руководителя,фамилия, инициалы имени, отчестваполностью фамилия, имя, отчество сотрудника,структурное подразделение, являющееся основным местом работы,занимаемая должность (профессия)

Объяснительная записка

«__»_________ 2019 года я опоздал(а) на работу в связи (указать причины нарушения дисциплины труда и внутреннего распорядка).Приложение: (при наличии документов, подтверждающих обоснованность проступка, перечислить списком).

Дата подпись инициалы имени, отчества, фамилия.

Так же, как и докладную, для решения производственных задач, в рамках взаимодействия между различными отделами, структурными подразделениями, служебную записку можно начать фразой «довожу до вашего сведения».

Образец служебной записки:

Директору ООО «Гермес»Леонову А.П.от менеджера по продажамФедонюк Натальи Валерьевны

Служебная записка

Довожу до Вашего сведения, что с 25.11.2019 по 25.12.2019 года, согласно Приказу № 54 от 22.11. 2019 г., я находилась в служебной командировке в ООО «Астра», расположенном в г. Шахты, Ростовской области.

Для проезда к месту выполнения поручения и обратно был использован личный автомобиль марки ВАЗ 2106, номер государственной регистрации М346РО 123.

Во время пребывания в командировке проживала у родственников.

Отбыла 25.11.2019 в 7ч 00 мин.

Прибыла 25.12.2019 в 19ч 00 мин.

Приложение:

кассовый чек на заправку в г. Ростове 25.11.2019;
кассовый чек на заправку в г. Шахты, Ростовской области от 25.12.2019;
отчет о проделанной работе.

27.12.2019 г. подпись Н.В. Федонюк

Для наглядности отличий разного рода письменных обращений, используемых в делопроизводстве, приведем таблицу:

Вид записки	Цель	Кому адресуют	Суть содержания	Примеры
Докладная	Информируют о конкретной ситуации, факте, выполнении работы. Обосновывают выводы, вносят предложения.	Вышестоящему должностному лицу.	1 часть – причины и мотивы, послужившие для написания 2 часть – информирование, анализ ситуации 3 часть – выводы, предложения, просьбы.	Предложение о премировании, повышении сотрудника и так далее.
Служебная	Оперативно передают в письменном виде информацию между отделами, получают ответы на запросы, уточняют данные поручения.	Лицу, состоящему на одном уровне управления с составителем записки. Адресат и составитель не подчиняются друг другу.	Заявка на пропуск сотрудников в выходной день, оповещение о ремонтных работах в офисе, прочее.
Объяснительная	Объяснить причины совершения проступка, что стало основанием конкретных действий.	Собственнику или первому руководителю, непосредственному начальнику.	Описываются причины и мотивы написания записки, их объяснение. Не содержит выводов и просьб.	Объяснение прогула, невыполнения задания, перерасхода средств компании и тому подобное.

Как правильно составить докладную

Инициировать написание записки может любой сотрудник предприятия. Но не стоит забывать о правилах субординации. На имя генерального директора документ составляет руководитель структурного подразделения. Нижестоящие сотрудники должны сначала обсудить возникающие вопросы со своим непосредственным начальником. А уже последний, если посчитает необходимым, сообщит об этом в главную дирекцию.

Сотрудникам разрешается напрямую направить документ генеральному директору, но с подписью непосредственного начальника. Исключение – жалоба на начальника подразделения. В этом случае его подпись не требуется.

Структура записки

Структура докладной записки имеет некоторые моменты, которые обязательны к соблюдению:

События, причины, факты, из-за которых пришлось составить докладную. То есть получателю сразу должно быть понятно, что произошло.
Варианты решения проблем и пути выхода из сложившейся ситуации, предлагаемые автором.
Выводы и рекомендации автора.

Оформление

Требования к составлению докладной записки отражены в ГОСТ 6.30-2003. Документы, составленные с ошибками, могут потерять юридическую силу. Соответственно, при возникновении спорных ситуаций, не смогут выступить в качестве доказательственной базы.

Оформление внутренней докладной

Внутренняя докладная пишется как на компьютере, так и собственноручно на листе формата А4. Специальный бланк для неё не предусмотрен. В ней должно быть отражено:

Наименование подразделения, от которого направляется записка. Эти сведения размещают в верхнем левом углу.
Получатель записки (фамилия и инициалы), его должность и наименование подразделения. Указываются в правом верхнем углу.
Название документа должно быть размещено посередине листа (допускается выравнивание по левому краю) и написано заглавными буквами, то есть ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.
Ниже указывается дата подписания докладной в формате день, месяц, год арабскими цифрами.
Далее коротко излагается суть записки.
Содержание составляется тремя обособленными блоками.
В конце указывается должность автора, ставится его подпись с расшифровкой.

Оформление внешней докладной

Внешняя докладная записка – это, по сути, исходящий документ, который составляется на фирменном бланке организации. Вышеуказанные сведения в правилах внутренней докладной, распространяются и на внешнюю, но с добавлением нескольких моментов:

Обязательное присутствие сведений об организации-отправителе.
Данные об организации-получателе должны включать в себя наименование организации, индекс и полный адрес.
Обязательно указание города, где был составлен документ.
Подзаголовок, размещаемый ниже названия документа. Например, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, а ниже – «Касательно…» или «О…». То есть читающий сразу поймёт, о чём дальше будет идти речь.
Документу присваивается исходящий номер в канцелярии предприятия.
Обязательное отражение информации о составителе (исполнителе) письма с указанием контактного номера телефона.

Понятие докладной записки и её виды

Бороться с нарушителями необходимо при помощи докладной записки, которая представляет собой особую деловую бумагу информационно-справочного характера, содержащую изложение сложившейся ситуации, возникшего вопроса, следствия по ним и действия по их решению.

Впрочем, не всегда докладная имеет вид жалобы. Документ может предполагать информацию о процессе выполняемой задачи, её окончании, декларировать завершение распоряжений вышестоящего начальства. Цель докладной в качестве жалобы состоит именно в информативном указании на сложившуюся ситуацию и побуждению к мерам решения.

Записка по направленности имеет вид внутренней или внешней. Первая оформляется на имя начальника подразделения. Например, рядовой сотрудник может написать жалобу на имя бригадира, менеджера. Начальник среднего звена указывает директора. Внешняя записка пишется на лицо высшей инстанции. Например, управляющий дочерним отделом оформляет докладную на имя директора центрального (головного) офиса. К тому же для написания внешней докладной требуется специальный бланк, тогда как внутренняя может быть написана на обычном листе А4. Такие бланки выдаются отделами самого предприятия. А также докладной документ классифицируется следующим образом:

Инициативная записка. Её пишут сотрудники, которые имеют цель повлиять на другого работника. Им может быть как коллега, так и непосредственный руководитель. Документ описывает одну или несколько ситуаций, а также способы решения сложившихся обстоятельств;
Информативная записка. Не имеет цели жалобы на сотрудника, и используется только как отчётность по текущему состоянию дел;
Отчётная записка. Заполнение этого документа происходит только на этапе полного окончания работы и служит отчётом по выполнению задачи. В ней так же могут содержаться сведения по проделанной работе каждого сотрудника.

Что это за записка?

Докладная записка является стандартной канцелярской формой передачи информации «снизу-вверх» – от нижестоящих сотрудников к руководству. В докладных записках описываются критические события, происходящие мероприятия и общее состояние фирмы. Опираясь на докладные, менеджер может сделать более точный анализ положения дел в организации и отдавать адекватные команды.

Существуют и другие виды записок для делового общения. Нельзя путать их с докладной, поэтому рассмотрим их популярные виды:

Служебная записка – используется для передачи информации между отделами или сотрудниками, не состоящими в прямом подчинении друг другу. Так могут выражаться некие просьбы о сотрудничестве или уведомления о происходящих событиях внутри организации, поэтому такую форму нельзя считать докладной запиской.
Объяснительная записка, в которой обычно сотрудник объясняет руководству свои действия, чаще всего такие, которые привели к нарушению нормальной работы организации. Это тоже не является докладной.

Ниже вы сможете просмотреть ролик, в котором объясняется, в чем разница между докладными и служебными записками:

Для чего нужна и когда оформляется докладная записка?

Докладная записка всегда адресуется вышестоящим должностным лицам. Согласно классификатору ОКУД, она помечена под номером 0286041 и введена для стандартизации процесса информационного обмена между компанией и ее работниками.

Функции докладных записок разнообразны:

Информационная – служит уведомлением руководству о какой-либо проблеме, которую нужно решить в скором времени, чтобы сотрудники могли беспрепятственно выполнять должностные обязанности.
Менеджмент – сотрудники могут предложить иные, более продуктивные решения производственных или административно-хозяйственных проблем.
Локально-социальная – документ помогает разрешать конфликтные ситуации, доносить сведения о принятии решения, настроении внутри коллектива и прочее.
Подготовка отчетности – регулярных отчетов, известий об успешном выполнении дополнительного задания, происшествиях, которые возникли в ходе работы и прочего.

С учетом причин и задач докладных записок, их можно определить на 3 большие категории.

Группы бывают такими:

Информирующая – доносящая о любых действиях или ситуациях, которые связаны с выполнением трудовых обязанностей.
Отчетная – докладывает о завершении, начале процесса, его результатах и прочее.
Инициативная – в ней автор вносит предложения по работе.

По типу адресата докладные подразделяются на внешние (направляемые руководителям других учреждений) и внутренние (предназначенные руководителям своей организации).

По типу содержания:

достижения и представления на награждение;
невыполнении обязанностей или нарушении дисциплины какого-либо лица;
несоблюдение трудового распорядка лицом.

Оформляться записка может и в других случаях, если подобная практика обычна для конкретного предприятия.

Чем отличается от служебной?

Служебная записка подразумевает обмен информацией или предложениями между субъектами одинакового статуса. А при оформлении докладных всегда соблюдается принцип субординации: документ направляется вышестоящему по должностной лестнице лицу.

К тому же, служебная не имеет своего кода по ОКУД, а также закрепленных в ГОСТ правил оформления. Можно обобщено сказать, что jyf является «облегченным» вариантом, потому что по сути не может быть направлена главе всей организации.

Как оформить?

Этот вид документации создается по правилам, приведенным в ГОСТ 6.30-2003. Записка оформляется на обычном листе, наличие специализированных бланков не предполагается.

Унифицированная форма для внутренней и внешней докладной:

В верхнем левом углу приводится наименование подразделения и ФИО работника.
В противоположном углу (правом верхнем) указывается, на чье имя составлен документ.
Ниже по центру листа приводится наименование с заглавной буквы без знаков препинания. Ниже приводится дата оформления документа.
В основной части расписывается проблема, из-за которой была составлена. Чаще всего этот раздел оформляют в виде трех раздельных блоков (каждый с нового абзаца): причины составления, варианты решения проблемы, выводы и рекомендации автора.
В нижней части составитель указывает свою должность, ставит подпись и расшифровывает ее.

При оформлении внешней записки нужно добавить несколько реквизитов:

адрес компании-адресанта;
адрес и название адресата.

Канцелярия предприятия-составителя также обязана присвоить письму исходящий номер и отразить на конверте всю контактную информацию об авторе.