Система канбан: практическое применение

Наиболее типичные ошибки при оценке работ в проектах 1С

Для кого эта статья? Если вы руководитель проектов (РП) с опытом «от трех проектов», то можете не читать: скорее всего, ничего нового вы не узнаете. А если вы хотите стать РП в проектах 1С или вы профессионал (разработчик, аналитик, консультант), к которому часто обращаются за оценкой, то вам будет полезно узнать о типичных ошибках при оценке.
Если вам необходимо реализовать задачу, которую не имеет смысла делать по классической проектной технологии, но заказчик требует фиксированной оценки, и задача на 2-5 человеко-месяцев, — то вам будет полезно понять методы оценки работ.
Если читатель часто пользуется услугами удаленных разработчиков/аналитиков, то вам, возможно, станет понятно, почему «человек все сделал, мы ему заплатили, сколько сказал, а он от нас ушел и больше работать не хочет».
Типичные ошибки распределю по классам.

Применение канбана

На сегодня принципы канбана используются во многих сферах и отраслях. Система популярна в ИТ-среде, цифровой сфере и маркетинге, строительстве, HR и СМИ. В целом методика подходит для любого бизнеса, где процесс создания продукта можно разбить на этапы с ясной последовательностью задач (задача внутри одного проекта проходит одни и те же стадии). При этом существует два основных канбана: канбан-метод и производственный канбан.

Канбан-метод придумал американский эксперт в области менеджмента Дэвид Андерсон с целью оптимизации процессов в интеллектуальных профессиях (разработчики, маркетологи, дизайнеры и так далее). Его применяют многие крупные мировые компании: Microsoft, Intel, Hewlett-Packard, Meizu. В России интересные кейсы у Тинькофф Банка, HeadHunter, REG.RU.

Производственный «канбан» подходит для оптимизации процессов на различных предприятиях, а также в рамках lean manufacturing (бережливого производства). Например, применительно к компании «Газпром нефть» метод зарекомендовал себя как инструмент, который повышает эффективность снабжения месторождений, где компания ведет или планирует вести добычу.

Экономика образования

Бережливое производство в жизни: как перестать терять время и ресурсы

Существует также распространенное суждение, что метод часто применяют в ИТ, но это не совсем так. Например, в разработке он используется редко, поскольку разработчикам нужно более строгое планирование задач, разделение на спринты в одну или две недели, возможность оценить промежуточные результаты и скорректировать последующие планы.

«В Mail.ru Cloud Solutions используется Scrum. Обе эти методологии относятся к Agile-подходам, но сильно различаются между собой. Канбан позволяет выполнять потоковые работы и оценивать пропускную способность, Scrum — решать новые задачи разной сложности, дробить их на подзадачи, контролировать и корректировать ход работ и скорость выполнения. Поэтому канбан подойдет, например, для call-центра или отдела техподдержки, но не для разработчиков», — рассказывает Мурад Бяшимов, руководитель команды Mail.ru Cloud Solutions.

Виртуальные Kanban-доски

Вы уже определились, в каком углу будет лучше смотреться Kanban-доска? Не торопитесь вбивать в стену гвозди. Ведь давно уже существуют программные решения, которые предлагают пользователям аналоги Kanban-досок. В отличие от стикеров на стене, такая Kanban-доска будет доступна не только в офисе, но и в любой точке мира — идеальное решение, если в команде есть удаленщики.

Поддерживает любое количество проектов, каждый со своей доской и произвольным составом задач и разработчиков. Можно ставить метки и комментировать задачи, прикреплять файлы объемом до 250 Мб. Есть функция «чек-лист»: можно создать множество подзадач, помечать выполненные и видеть прогресс в процентах.

Благодаря качественному API Trello интегрируется с другими решениями — например, Slack. Есть клиентские программы для основных платформ — Windows, iOS, Android, доступен веб-интерфейс.

Практически весь функционал представлен в бесплатной версии. Приятный плюс — поддержка русского языка. Платная версия добавляет «вкусностей» вроде пользовательских стикеров, фонов и неограниченных по объему вложений.

Достойный конкурент Trello. Богатая функциональность даже на бесплатном тарифе: неограниченное количество колонок и задач, комментарии и теги. Задачи можно маркировать цветами по типам, чтобы легче ориентироваться на доске. Есть чек-лист, для каждого элемента которого можно задать «вес» — продолжительность выполнения относительно всей задачи в целом. Этот параметр учитывается при вычислении объема выполненной работы.

Поддерживаются альтернативные представления списка задач: обычный текстовый список и диаграмма Ганта на платных тарифах.

Интерфейс у Kanbanchi англоязычный. Но если вы усвоили принципы Kanban’а, разобраться в деталях не составит труда.

Битрикс24 — это полноценная CRM со встроенной Kanban-доской. Позволяет вести внутри организации множество проектов и прикреплять к ним специалистов. Создавая задачу, сотрудник автоматически помещает карточку на персональную Kanban-доску исполнителя. Это один из вариантов представления задач — их также можно вывести в виде обычного списка или диаграммы Ганта.

Для любой задачи можно устанавливать сроки исполнения, добавлять подзадачи, комментировать, прикреплять файлы.

Система платная. Бесплатный тариф есть, но в нем нет ряда полезных функций, и работать на нем могут не более 12 сотрудников, а объем облачного хранилища ограничен 5 Гб. Но для небольших стартапов или маленьких коллективов разработчиков этого вполне может хватить. Зато помимо Kanbanа вы получите полноценную CRM-систему.

Kanbanery позволяет создавать на доске произвольное количество колонок с любыми названиями. Для каждой задачи можно указать сроки исполнения, прикрепить файлы, добавить комментарии, отслеживать изменения в карточках. Чтобы получить общую картину работы над проектом, можно воспользоваться продвинутыми графическими отчетами. Разработчикам ПО будет особенно полезна интеграция с GitHub. Есть мобильные приложения Kanbanery для iOS и Android, а также API для интеграции сервиса с пользовательскими приложениями.

Это платный сервис: он предлагает несколько тарифов, различающихся количеством активных пользователей — от 5 до 50. Бесплатный тариф тоже присутствует, но работать с одной доской смогут не более двух человек.

До крайности простой онлайн-сервис, позволяющий создать Kanban-доску из трех колонок: To do («Сделать»), In progress («В работе») и Done («Сделано»). На доске размещается любое количество задач, которые изначально создаются в To do. Для каждой указывается дедлайн и исполнитель. Карточки с задачами при приближении дедлайна меняют цвет от нейтрального серого до красного.

Kanban-доска Taskify доступна в режиме онлайн для любого количества пользователей — достаточно поделиться ссылкой на нее, в том числе через социальные сети.

Плюсы: Taskify доступен бесплатно и без регистрации, его просто осваивать и легко использовать. Минус — набор функций скудный, на грани аскетизма.

На этом список онлайн-сервисов не заканчивается. Среди многообразия решений непременно найдется то, которое подойдет вашей команде и поможет в работе!

Как применять канбан

В соответствии с первым основополагающим принципом канбан (начинайте с того, что делаете сейчас) применить канбан можно в любом рабочем процессе. Создать канбан-доску можно с помощью лекционной доски и стикеров или в виде электронной таблицы с нужным форматированием, однако лучший способ визуализации канбан-доски — это средство управления работами наподобие Asana. Каждый проект в Asana можно отобразить четырьмя способами, в том числе в виде доски в стиле канбан.

Независимо от способа создания канбан-доски вам следует придерживаться описанных далее простых шагов, чтобы начать применять канбан в своих текущих процессах:

1. Начните с чистой доски

Даже если ваша канбан-доска будет впоследствии содержать все невыполненные задачи и завершённую работу, сейчас вы можете начать с чистой доски. Если вы используете инструмент управления работами, например Asana, не забудьте переключиться в режим доски.

как создавать Канбан-доски и управлять ими в сети с помощью Asana

2. Создайте столбцы для представления работы

В традиционном понимании столбцы канбан-доски отображают различные этапы работы. То, какие именно столбцы создадите вы, будут зависеть от вашей команды, но к числу самых распространённых относятся:

• «Недоработки», «Входящие» или «Новые»: в этот столбец будет поступать новая работа до её назначения сотруднику.

• «Подготовлено» или «В приоритете»: перемещайте работу в этот столбец, когда она будет готова к выполнению.

• «Выполняется»: этот столбец предназначен для текущей работы. В зависимости от стиля работы своей команды вы можете разбить столбец «Выполняется» на различные подстолбцы — например отдел контента может создать столбцы «Черновики», «Проверка» и «Редактирование», а инженерная группа может использовать столбцы «Разработка», «Тестирование» и «Внедрение».

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

• «Приостановлено»: перемещайте работу в этот столбец, если она по какой-либо причине заблокирована.

• «Выполнено» или «Готово»: в этом столбце задачи оказываются по завершении работы над ними.

3. Добавьте задачи для представления работы

Каждой задаче на канбан-доске присваивается своя карточка. Не забывайте делать заголовки карточек призывающими к действию. Мы рекомендуем начинать их с глаголов, чтобы ваши сотрудники знали, над чем конкретно им предстоит работать.

Если вы используете виртуальное решение для управления работой, то в карточки на канбан-доске также можно добавлять дополнительную информацию, контекст и файлы. Кроме того, используйте теги для отслеживания метаданных — например, сколько времени должно занять выполнение задачи или каков её приоритет.

4. Перемещайте работу по этапам

Ключевым элементом управления рабочими процессами с помощью канбан-досок является перемещение задач по этапам. Делать это можно вручную, перетаскивая задачи, или же использовать виртуальное решение для управления работой, которое будет выполнять это действие автоматически. Например, в Asana можно настроить правила, которые будут автоматически передвигать работу в различные столбцы в зависимости от имеющейся информации по задаче. Например, задача может перемещаться в столбец «Выполняется» после назначения сотруднику.

Подробнее о правилах

5. При необходимости создавайте новые канбан-доски

В теории одну и туже виртуальную канбан-доску можно использовать неограниченное время. В связи с тем, что работа на канбан-досках отслеживается с помощью непрерывного процесса, нет никакой нужды избавляться от текущей доски. Однако в некоторых системах, таких как Scrum, канбан-доски создаются часто, для каждого нового спринта. Просто создайте новую виртуальную доску или сотрите информацию с доски, которая стоит у вас в офисе, перенесите невыполненные задачи и снова приступайте к работе.

Как устроена информационная система

Само слово «канбан» с японского переводится как «бирка», «карточка», «знак». В системе CANBAN этим понятием обозначается контрольная карточка, применяемая при вытягивающем производстве, – наряд-заказ на определённую работу. Карта закрепляется за каждым узлом и деталью, сообщая о том, откуда (с какого этапа) пришла деталь, и куда должна переместиться.

Так складывается целая информационная система, объединяющая предприятие в единое целое, с определёнными связями между всеми, на первый взгляд, разрозненными процессами. Так координируется поток создания ценности, отсчёт для которого следует начинать с потребительского спроса. Причём, движение канбанов может выходить за пределы одного завода – они могут перемещаться между филиалами и взаимодействующими корпорациями.

В информационной среде используется 2 вида канбанов:

1. Карты производственного заказа. В них вписывается количество деталей, определяющее задачу для предыдущей стадии. Такие карточки отсылаются с последнего этапа (i) на первый и считаются основанием для формирования  программы производства участка «i-1».
2. Карты отбора. В них вписывается количество материальных ресурсов (полуфабрикатов, компонентов, элементов), которое нужно взять на предшествующем участке сборки. Указанное количество – это информация о фактически полученных ресурсах последним производственным участком.

Если определять все виды карт, как «канбаны перемещения» и «канбаны производства», то можно выделить следующие подвиды карточек.

Канбан перемещения – указывает куда (на обработку или на производственную линию) и откуда перемещаются детали,– делится на:

• Карточки поставки.
• Карточки изъятия.

Канбаны производства (с указанием на них инструкций по выполнению конкретных операций) делятся на:

• Карточку заказа.
• Сигнальную карточку.

В системе CANBAN эти карточки минуют отдел планирования, и должны начинать движение от отдела продаж через сборочную линию в отдел снабжения. Заказ потребителя становится определяющим и он же гарантирует гибкость в реакции на изменение спроса.

Канбаны крепятся к изделиям и служат средством визуального контроля и  управления. Избыточность канбанов свидетельствует о больших объемах незавершенного производства. Специальные пакеты компьютерных программ упрощают и формирование структуры, и анализ данных. Статистическая информация включается в себя в этом случае и весь массив данных, связанных с потерями, что быстро позволяет выявить «узкие места» процессов.

Как пример практического применения системы можно вспомнить специфику работы сотрудника компании Toyota, которого называют «водяным пауком». Это прозвище даётся рабочему, который перемещает детали к месту работы других сотрудников, чтобы те не покидали своего рабочего места и не отвлекались от выпуска следующей партии.

Такие перемещения происходят постоянно и не только в масштабах одного цеха или завода. Для оптимизации движения формируется самый экономный маршрут, так называемый «маршрут молоковоза», который составляется так, чтобы по пути в обе стороны движения разносчик мог обслужить как можно больше рабочих ячеек без ущерба для эффективности.

канбан-доски: преимущества и недостатки

Теперь, когда вы знаете, как устроена система канбан, остался один вопрос: следует ли вашей команде использовать канбан? Здесь нет верных и неверных ответов, однако следует учитывать некоторые преимущества и недостатки, с которыми ваши сотрудники могут столкнуться при переходе на систему канбан.

Преимущества канбан

Канбан — отличный и гибкий инструмент, который помогает командам уравновешивать работу с производительностью. При правильном использовании канбан может:

• Давать моментальное представление о работе команды. Как одна из форм визуального управления проектами канбан поможет вам оживить задачи и получить чёткое представление о рабочих процессах внутри коллектива.

• Повышать прозрачность, особенно в удалённых коллективах. Если ваши сотрудники работают дистанционно, у вас могут возникать проблемы с пониманием того, кто над чем работает. Путём централизации работы и сокращения объёма текущих задач в единицу времени канбан-доски помогут вам и команде мгновенно получать представление о том, кто что делает.

• Способствовать гибкости. В связи с тем, что система канбан основана на процессе постоянного улучшения, использующие канбан коллективы могут со временем становиться более гибкими и динамичными. Если вы будете следовать четырём основополагающим принципам и шести практическим аспектам, ваши сотрудники станут более гибкими и открытыми к переменам.

Недостатки канбан

Система канбан подойдёт не каждому коллективу. В числе недостатков канбан:

• Ограниченное распространение вне инженерных команд. По аналогии со Scrum, Agile и другими бережливыми методологиями канбан мало известна среди коллективов, не задействованных в инженерных разработках. Канбан может стать эффективным инструментом для любой команды, однако если вы планируете внедрить систему канбан в среду, не связанную с техническими дисциплинами, попробуйте переносить процессы в канбан по одному, чтобы сотрудникам было проще к ней адаптироваться.

• Если текущей работы слишком много, доска может быстро стать неинформативной. В связи с тем, что каждая карточка с задачей занимает значительную часть визуального пространства, ваша канбан-доска может быстро заполниться и стать перегруженной, если у вас слишком много текущих задач.

Как работает система Канбан

Как уже говорилось выше, самый простой канбан — пробковая доска со стикерами. Плоскость доски нужно разделить как минимум на три столбца:

• “Готово”;
• “В процессе”;
• “Нужно сделать”.

По мере выполнения стикер с наименованием задачи будет перемещаться из “нужно сделать” в “готово”. При этом можно добавить еще столбцы, например, для личных задач или отдыха, так как они также являются процессами, формирующими занятость.

Неоспоримый плюс данной системы — отсутствие брошенных на полпути дел, так как новая задача будет поступать в работу только после того, как предыдущая была выполнена. Со временем такая последовательность войдет в привычку и не будет чем-то особенным.

История появления

Вторая версия появления – опыт американских магазинов, который умело применили у себя японские инженеры после открытия завода в США. Посетив магазин, специалисты «Toyota» увидели, что по мере продажи товаров поставщики привозили новый, а заявки отправлялись в разное время в зависимости от сроков поставки. Гибкий график пополнения ассортимента регулировался оперативно и владельцу не нужно было оборудовать складские помещения для хранения запасов.

Официально Канбан был изобретен в 50-е годы, с 1962 начали повсеместно внедрять на всех заводах Toyota.

Бережливое производство

Принцип бережливого производства (Lean manufacturing) обеспечивается за счет своевременной поставки деталей, сокращения их морального и физического устаревания в процессе хранения, отсутствие перепроизводства. Задачи ставятся от обратного. Например, производство машин.

Отдел продаж пишет сколько автомобилей нужно произвести, производство формирует карточки кто и на каком этапе что делает, устанавливает лимит времени. Склад – определяет сколько деталей, в какое время необходимо передать в производство, поставщики или цех запчастей задают интенсивность их выпуска.

При бережливом производстве:

1. Лишние движения сводятся к минимуму или исключаются в результате чего организовано бережливое производство.
2. Экономия на рабочих ресурсах и времени.
3. Задействовано оптимальное количество людей, что позволит оптимизировать расходы на оплату труда.
4. Экономия на складских помещениях.
5. Поддерживается равномерный рабочий темп.
6. Розница своевременно получит продукцию.

Что мне предстояло сделать?

Заступив на службу в подразделение закупок Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ в далеком 2013 году, я встала перед выбором процесса организации деятельности целого структурного подразделения. Организовать работу необходимо было «с нуля» в соответствии с новыми требованиями законодательства. На смену Закону № 94-ФЗ приходил новый закон о контрактной системе – Закон № 44-ФЗ.

Передо мной стояли две задачи. С одной стороны, необходимо было четко выстроить систему организации осуществления закупок в соответствии с новыми нормами. А это значит: новые процессы, новые документы, новые электронные системы, новые люди. С другой стороны, необходимо было наложить все эти нововведения на текущие реалии организации. Ведь некие процессы в организации уже существовали и даже работали. В наличии была гора локальных актов (более двадцати пяти).

После достаточно длительного изучения всех имеющихся документов, регулирующих деятельность закупочного подразделения (должностных регламентов сотрудников и положений о структурных подразделениях, приказов о создании закупочных и приемочных комиссий, приказов о закупках и о заключении контрактов) и опросов работников министерства я пришла к выводу, что для начала весь процесс необходимо визуализировать. Понять и разобраться в том, что есть сейчас.

Применение Канбан

Использование Канбан возможно на разных типах производства. Ограничения накладывает не сфера производства или число специалистов в команде, а способность персонала брать на себя ответственность за организацию рабочего процесса.

Метод применяют многие IT-компании, например, Microsoft. Канбан внедряют на промышленных производствах, HR-сервисах, закупках.

Примеры применения системы канбан на предприятии

Использование системы можно увидеть на примере токийского парка в Императорском дворце. В кассе посетители получают пластиковые карточки, которые нужно сдать в стеклянную будку на выходе. Когда накапливается определенное число таких карточек, сотрудник забирает их и выдает новым посетителям.

Одни и те же карточки циркулируют по внутренней системе парка, избавляя руководство от производства одноразовых билетов. Кроме того, система предотвращает переизбыток посетителей. 

Канбан можно проиллюстрировать через работу менеджера по продажам. У него много единовременных задач: общение с клиентами, составление договоров, прием звонков. Для разделения обязанностей, формирования целей и их структурирования применяют Канбан.

Например, процесс коммуникации с новыми клиентами разделяют на несколько шагов: от первого контакта до подписания бумаг. Для каждого этапа есть регламент, подготовленные образцы документов, скрипты. Это упрощает общение с клиентами и минимизирует временные затраты на работу.

Ошибки в применении канбана

Существует миф о том, что канбан является неким фреймворком, который можно установить с понедельника, и все начнет работать. Канбан-метод — это набор из около 140 инструментов, которые нужно постепенно применять к процессам компании, улучшая их, а также сокращать время производства, увеличивать выпуск продукта каким-либо подразделением. Здесь не получится подсмотреть у кого-то, как они используют канбан. Можно лишь взять текущие процессы и, применяя инструменты, нарастить ценность того, что уже происходит в компании, а это процесс последовательный.

Ошибка 1. Не объяснять сотрудникам принципы и практики метода, в связи с чем команды на ранних этапах внедрения терпят неудачу. Прежде всего руководителям необходимо обучить команду.

Ошибка 2. Игнорировать ограничения: часто компании ставят на доску количество задач, которое превышает ранее оговоренный лимит. В связи с этим сотрудники перерабатывают, теряют понимание цели их работы и тем самым мотивацию к повышению пропускной способности системы.

Ошибка 3. Не фиксировать срочные задачи на канбан-доске. В результате происходят перекосы рабочего процесса.

Ошибка 4. Не считаться с ограничениями WIP (количеством незавершенной работы), а это базовая практика для погружения сотрудников в текущую работу. Игнорируя WIP, вы упускаете возможность выявить узкие места рабочего процесса.

Пример установки ограничения числа незавершенных карточек

Ошибка 5. Не использовать все возможности канбана: часто в первые недели игнорируются инструменты для отслеживания метрик, такие как кумулятивная диаграмма потока, гистограмма времени производственного цикла и другие. По истечении первого периода нужно использовать эти данные как фундамент для будущих улучшений.

Ошибка 6. Не актуализировать статус задачи (например, задача выполнена, а на доске она еще в процессе работы). Это может создать неправильное представление о загрузке команды и статусе проекта.

Ошибка 7. Не подключать к канбан-доске всех лиц, которые принимают решения и планируют загрузку отделов. Если другие сотрудники не видят визуализацию процессов, они могут не в полной мере понять решения менеджера, который ведет доску.

Ошибка 8. Перегружать команды: если в одной колонке больше 15 карточек, то ее уже сложно воспринимать комплексно в контексте других задач, создается локальный «захлеб». Решение — добавлять более крупные задачи и дробить их внутри на подзадачи (например, используя чек-листы).

Ошибка 9. Не давать обратную связь в команде: улучшения невозможны без анализа текущего состояния.

Ошибка 10. Отсутствие вовлеченности команды. Канбан визуализирует процессы и задачи, объединяет людей, чтобы они вместе искали возможности для оптимизации. Непонимание командой сути использования метода может приводить в лучшем случае к ситуациям, когда все начинается и так и заканчивается доской, в худшем — к сбоям в работе.

Ошибка 11. Отсутствие приоритетов и ответственных за исполнение задач.

Бизнес-консультант в малом и среднем-бизнесе. Кто это и зачем он нужен? Промо

Я не буду здесь давать сухие определения, думаю, они никому не интересны. Бизнес-консультант – это тот самый человек, которого приглашают со стороны, чтобы он помог найти решение каких-то проблем. Также очевидно, что взгляд «со стороны» очень часто помогает выявить то, что вы никогда не обнаружите, будучи сотрудником компании.
Я хочу с вами поговорить исключительно о бизнес-консультантах, которые работают с малым и средним бизнесом, т.к. с предприятиями с численностью сотрудников ориентировочно от 5 до 70 человек. Эта работа во многом отличается от того, что делают специалисты, которых привлекают в подобных случаях крупные компании. И, как раз, с этими нюансами есть смысл разобраться.

Вводите петли обратной связи

Пятая базовая практика. Больше известна, как встречи в Канбане. Цель – получить информацию о показателях системы и результатах совершенных ранее действиях, спланировать следующие эксперименты и замкнуть петлю обратной связи. Другое название петель обратной связи – каденции (термин из музыки или бега, определяющий завершение музыкального акта или ритм). Ключевая метафора – музыкальные зоны в ночном клубе: хаус – двигаемся быстро, чил – отдыхаем, расслабляемся.

Рис. 5. Вводите петли обратной связи.

Всего в Канбане семь встреч:

1. Канбан-митинг. Ежедневно.
2. Пополнение очереди. Еженедельно.
3. Планирование поставки. Согласно частоте поставки.
4. Обзор сервиса. Раз в две недели.
5. Операционный обзор. Ежемесячно.
6. Обзор рисков. Ежемесячно.
7. Обзор стратегии. Ежеквартально.

Для каждой встречи указана рекомендуемая частота проведения. Вы можете отрегулировать их под себя. От каких-то встреч можно вообще отказаться, если они не несут вам ценности. Например, четыре первые – основные. А три последние вводятся на уровне организации и нескольких связанных сервисов

Но важно помнить, что обмен информацией между всеми уровнями управления принесет организации максимальную гибкость. Подробнее об этом будет рассказано в отдельной публикации

Еще важный момент. Только встречами петли обратной связи не ограничиваются. Канбан-доска – тоже пример петли обратной связи. На ней мы видим текущее состояние работ и понимаем, есть движение или нет. Это я к тому, чтобы вы не зацикливались только на встречах.

Каждый охотник желает знать, где сидит фазан, или управление внутренними проектами, танцуем от печки…

Статья, продолжающая цикл публикаций по классификации внутренних проектов, а вернее сказать, их отправная точка.
Ибо ведение проектов происходит не в вакууме, а во вполне конкретной организации, со своим уставом и иерархией отношений.
А что будет с тем, кто сунется со своим укладом в чужой монастырь, нам напомнили как раз в предновогодний вечер: «Да на кол его посадят, всего и делов.»
Чтобы этого не произошло с вами — присмотритесь к предполагаемому месту работы, а я с вами поделюсь очень интересной классификацией организаций от признанных гуру в этой области.
Из-за этого статья пригодится как HR-менеджерам, так и из соискателям. Прошу под кат…

Канбан-доска

Канбан-доска позволяет вывести процесс выполнения задач в визуальное восприятие. Такой подход помогает видеть весь рабочий процесс, четко распределять задачи и вовремя направлять усилия в «слабые» зоны.

Это работает так: столбики представляют собой разные этапы, на которые разбивают рабочий процесс. Карточки в столбцах — это конкретные задачи-шаги. За каждый этап несет ответственность отдел/сотрудник. Карточки перемещаются по столбцам в соответствии со своим статусом.

При этом принцип формирования каждого столбца должен быть один. Например, это могут быть этапы производственного процесса («прототипирование», «дизайн», «разработка», «тестирование») или статусы выполнения задач («предстоит сделать», «в работе», «на проверке», «завершено»). По каждой колонке должно быть определено ограничение объема незавершенной работы — это позволяет предупредить перегрузы и простои. Этот принцип берет свое начало в законе американского ученого Джона Литтла, согласно которому при увеличении количества одновременно выполняемых задач, снижается скорость выполнения каждой из них. Поэтому команды постоянно балансируют между ограничением на невыполненную работу и скоростью пропускной системы. Лучшие практики ведения канбан-доски основаны на простых компонентах — обсуждение, баланс и взаимодействие.

Уведомление о том, что в колонке «в ожидании» скопилось уже четыре карточки при лимите в три

«Не существует какого-то идеального представления о том, как должна выглядеть доска. Это живой механизм, и в определенный момент времени она показывает какую-то проблему, которую необходимо решать. Это механизм отзеркаливания процессов. Если доска показывает ту или иную проблему в процессах и подсвечивает ее команде, которая обслуживает этот сервис или продукт, то это хорошая канбан-доска», — говорит Артур Нек, директор по процессному управлению REG.RU (аккредитованный kanban-тренер и кандидат в kanban-консультанты).

Ключевые правила работы с канбан-доской:

1. Не забывайте перемещать карточки на доске в соответствии с движением задачи.
2. Все задачи должны быть на доске и иметь приоритет по выполнению.
3. Используйте оптимальное количество статусов на доске.
4. У каждой команды должны быть своя доска.
5. Определите оптимальное количество задач в каждом статусе (если будет 100 карточек на доске, она потеряет свою наглядность и простоту).